5备忘录

null秘书写作 备忘录秘书写作 备忘录宜宾职业技术学院基础部 龚玲 null秘书写作 备 忘 录 教学目的： 　　通过精讲理论知识和实训，明确备忘录 的涵义和类型，认识备忘录的特点，掌握备忘录写法，能够写出合格的备忘录。 教学重点： 　　1.商务谈判备忘录正文的写作内容 2.商务谈判备忘录与商务谈判（会议）备忘录纪要的区别 　　3.例文析评 教学难点： 　　1.商务谈判备忘录对各种意见的处理方式 　　2.商务谈判备忘录与商务谈判（会议）备忘录纪要的区别 　　3.写作训练null一、【习题预览】 　　请阅读本节习题，提前熟悉需解决的问题。 二、泛读例文 例文提示null提示 　　这是一则选自《秘书》（国家职业资格培训教材）的《备忘录》。属企业内部计划式备忘录。正文首部写收、发对象、时间和内容提要，主体部分内容是上司对下级近期工作的提示。 　　这种企业自印的工作计划备忘录稿笺，使用时只要填上收、发人和正文内容即可，很方便。null例文 龙湖公司与××公司会谈备忘录 　　中国龙湖公司(简称甲方)与×国××公司(简称乙方)的代表，于200×年×月×日在××市甲方总部就兴办合资项目进行了初步协商，双方交换了意见，并作出有关承诺。为便于将来继续洽谈，形成备忘条款如下： 　　一、依据双方的交谈，乙方同意就合资经营××项目进行投资，投资金额太约为×××万美元。投资方式待进一步磋商。甲方用厂房、场地、机器设备作为投资，其作价原则和，亦待进一步协商。 　　二、关于利润分配的原则，没有取得一致意见。乙方认为自己的投入既有资金，又有技术，应该占60％一70％，甲方则认为应该按投资比例分成。乙方代表表示，利润分配比例愿意考虑甲方的意见，希望另定时间协商确定。 　　三、合资项目生产的××产品，乙方承诺在国际市场上销售产量的45％，甲方希望乙方将销售额提高到70％～75％，其余的在中国市场上销售。 　　四、工厂的规模、合资年限以及其他有关事项，尚未详细讨论，双方都认为待第二项内容向各自的上级汇报确定后，再商议； 　　五、这次洽谈虽未能解决主要问题，但双方都表达了合作的愿望。期望在今后的两个月内再行接触，以便进一步协商洽谈合作事宜。再次洽谈的具体时间待双方磋商后再定。 中国龙湖公司 　　　 　　×国××公司 代表×××(签章)： 　　　　　　代表×××(签章)： 二OO×年×月×日提示null提示 　　这是一篇商务谈判备忘录。正文导言简介了谈判的基本情况和写作本文的目的。主体部分分条列项了会谈中的一致或不一致的意见和愿望，内容实在、具体，可为下一次双方继续谈判起提示作用，或者提供基础平台。全文语言朴实，格式规范，颇能体现交往备忘录的特点。null三、必备知识 （一）备忘录的涵义和用途 　　备忘录是记录有关活动或事务，起揭示或提醒作用，以免忘却的一种记事性文书。 （二）备忘录的特点 事务性 　　记录的事项两类： 　　一类是记录发生过的事实真相。如谈判中双方表达的承诺，一致或不一致的意见等； 　　另一类是提前记下的计划办理的事项。如上级发给下级的工作要点备忘条。 提醒性 　　提示当事人避免忘却的特性。 （三）备忘录的类型 个人备忘录； 交往式备忘录； 计划式备忘录。null四、备忘录的结构和写法 （一）标题 　　有两种写法： 一种直接写文种名称，即《备忘录》。 一种由单位、事由和文种组成。 　　如：《××公司与××集团公司合作开发机电产品会谈备忘录》。 （二）商务谈判备忘录正文 　　个人备忘录和计划式备忘录的正文写法自由，不拘一格，写下事项要点即可。 　　商务谈判备忘录正文的一般写法： 导言 　记录谈判的基本情况，包括： 　　双方单位名称、谈判代表姓名、会谈时间、地点、会谈项目等。null主体 　　记录双方的谈判情况，包括： 　　讨论的事项、一致或不一致的意见、观点和做出的有关承诺。 　　主体内容的记录类似于意向书的写法，通常采用分条列项式记录。正文要真实反映谈判情况,对实质性问题、有争议的问题，准确无误地表述出各自的意见。 结尾 　　多数不另写结尾。 （三）商务谈判备忘录落款 　　各方谈判的代表签字、标明时间。 五、注意事项 注意商务谈判纪要与商务谈判备忘录的区别； （１）效力不同 　　商务谈判纪要有一定的约束力，商务谈判备忘录只起提示、备忘作用，没有约束力。null（２）内容不同 　　商务谈判纪要中记的主要是双方的一致性意见，商务谈判备忘录记的不一定是谈判达成的一致意见，是为日后谈判、洽谈或磋商所提示的问题。 内容详实、具体、完备； 语言要朴实、准确。 六、例文析评 　　仔细阅读和认真分析例文，注意结合例文之下的【提示】 分析例文的结构内容和写法； 借鉴作者的写作运思。null【习题8】及参考 一、名词解释 备忘录 二、填空题 1.备忘录具有 和 两个特点。 答案：事务性；提醒性 2.备忘录可分为 、 和 三类。 答案：个人备忘录；交往式备忘录；计划式备忘录null三、简答题 1.试述商务谈判备忘录正文的写法。 答案：商务谈判备忘录正文的一般写法。 （1）导言。记录谈判的基本情况，包括双方单位名称、谈判代表姓名（与外商谈判需注明国别）、会谈时间、地点、会谈项目等。 （2）主体。记录双方的谈判情况，包括讨论的事项、一致或不一致的意见、观点和做出的有关承诺。主体内容的记录类似于意向书的写法，通常采用分条列项式记录。 （3）结尾。备忘录多数不另写结尾。null2.备忘录写作有哪些注意事项？ 答案： （1）注意商务谈判纪要与商务谈判备忘录的区别：一商务谈判纪要具有一定的约束力，而商务谈判备忘录没有约束力，只起提示备忘作用。二是商务谈判纪要中记的主要是谈判双方达成的主要的一致性意见，而商务谈判备忘录中记的则不一定是谈判达成的一致意见，是为了下一次谈判、洽谈或磋商而提示的问题。 （2）内容要详实、具体而完备。 （3）语言要朴实、准确。六、教材讲解六、教材讲解（一）谈判备忘录： 是指在业务磋商和谈判时，经过双方初步讨论，把双方的意见、谅解和承诺记录下来，以作为进一步洽谈时参考的一种记事性文书。 （二）作用： 谈判备忘录不是一种正式文件，但可以在一定条件下起补充作用，或证明作用，有时作用于某种调整的理由与依据。 （三）注意事项： 谈判备忘录一般不具备法律效力，它所记录的则是双方各自的意见、观点，有待于以后洽谈时进一步磋商，记录时往往以双方各自的语气来表达。（四）学习例8-5（四）学习例8-5 备 忘 录 分析： 本备忘录是一篇商务谈判备忘录。 标题直截了当写“备忘录”，比较醒目； 引言部分简单交待国别、单位、名称、会谈时间、地点、项目等，接着“现达成初步意见如下”以引起正文； 正文部分具体地记录了谈判过程中双方各自的意见，并以甲、乙各自的语气来表达，真实地反映了谈判的内容； 最后落款。 因此本篇备忘录写得很规范。 写作实训 写作实训组织学生分两组根据下面的进行一次模拟商务谈判，谈判前请就谈判问题拟订谈判策略，谈判中做好记录，并将各自的谈判记录整理成一份谈判备忘录。 中国XX公司（甲方）美国XXXX公司（乙方）双方拟合作成立一个有限公司，为此，双方谈判代表准备在某年某月某日在中方公司所在地举行第一次谈判磋商。谈判中欲就以下几个问题进行磋商： （1）合营公司的名称、经营的内容与范围。 （2）双方投资所占比例：甲方占70%，乙方占30%。总投资XXXX万美元，其中：甲方XX万美元，乙方XX万美元。合作期限定为X年。 （3）双方高层管理设董事会，下设董事长1人、副董事长1人、正、副经理各1人。 （4）合资企业经营所得毛利润需按国家税法纳税，并在扣除各项基金和职工福利等费用的基础上，净利润的分配比例各为多少，利润以什么样的币种计收。 （5）中方希望在合作期间，如外资方纯利润所得达到其投资额后，企业的资产即归中方所有。 （6）双方应共同遵守我国政府制定的外汇、税收、合资经营及劳动法等法规。（一）人事安排：（一）人事安排：甲方：中国华龙公司。（团支书带队）一半的同学。 乙方：美国克伦戴尔公司。（班长带队）另一半同学。 分左右两列的同学双向而坐。每一组确定几个同学为主要谈判手。每个同学都要作好记录。（三）谈判内容（三）谈判内容1、合营公司的名称、经营的内容与范围。 2、双方投资所占比例。总投资额：XXXX万美元。其中：甲方XX万美元，乙方XX万美元。合作期限定为X年。 3、双方高层管理设董事会，下设董事长1人，副董事长1人、正、副经理各1人。 4、合资企业经营所得毛利润以美元的币种计收。 5、中方希望在合作期间，如外资方纯利润所得达到其投资额后，企业的资产即归中方所有。 6、双方应共同遵守我国政府制定的外汇、税收、合资经营及劳动法等法规。 再 见